• سایت مرجع
• مقاله مرتبط: منابع انسانی استارتاپ ها: نکات مهم

مدیریت منابع در یک پروژه چگونه است؟

در این مقاله، آنچه شما باید در مورد مدیریت منابع پروژه ها بدانید، آمده است.

مدیریت منابع پروژه به شما کمک می کند تا از همه چیزهایی که در اختیار دارید، مانند کارکنان، تجهیزات و پول، تا حد امکان کارآمد استفاده می کنید.

سه نوع مدیریت منابع وجود دارد: تخصیص منابع، سطح بندی منابع و پیش بینی منابع.

اگر به درستی انجام شود، مدیریت منابع پروژه می تواند به شما در شناسایی مشکلات، اجتناب از تخصیص بیش از حد و سازگاری با تغییرات کمک کند.

این مقاله برای صاحبان مشاغلی است که می خواهند مطمئن شوند از همه منابع خود به طور مؤثر و کارآمد استفاده می کنند.

هر کسب و کاری تحت فشار دائمی برای انجام کارهای بیشتر با بودجه کمتر است. یکی از درس های اساسی برای هر صاحب کسب و کار این است که چگونه منابع کسب و کار را تخصیص دهد تا بتواند به حداکثر پتانسیل خود برسد. یک طرح مدیریت منابع پروژه ناکارآمد می تواند اثرات منفی منظمی بر کسب و کار شما داشته باشد، مانند بهره وری پایین و کیفیت یا روحیه پایین. با این حال، با وجود یک فرآیند قوی، کسب و کار شما می تواند کارهای بیشتری را با منابع کمتر انجام دهد.

مدیریت منابع چیست؟

به زبان ساده، مدیریت منابع فرآیندی است که کسب و کارها برای تخصیص مؤثر منابع خود طی می کنند.

 

این فرآیند دارای مراحل مختلفی از جمله برنامه ریزی و مدیریت منابع برای رسیدن به حداکثر کارایی است. در حالی که منابع بین مشاغل بسیار متفاوت است، آنها را می توان به طور کلی به عنوان دارایی های مشهود، مانند موجودی، تجهیزات و پول، یا دارایی های نامشهود، مانند افراد و زمان، طبقه بندی کرد.

 

مدیریت منابع پروژه چیست؟

مدیریت منابع اغلب در زمینه مدیریت پروژه استفاده می شود. در این مثال، «مدیریت منابع» معمولاً به تسطیح منابع یا هموارسازی منابع اشاره دارد، که تکنیک هایی برای جلوگیری از کمبود یا مازاد بر منابع یا زمان یک کسب و کار هستند. به عبارت دیگر، مدیریت منابع پروژه انجام کارهای بیشتر با منابع کمتر است.

شرکت‌ها در سرتاسر جهان آنقدر روی بهینه‌سازی آنچه دارند سرمایه‌گذاری می‌کنند، افرادی را استخدام می‌کنند که تمام کارشان مدیریت منابع است. مدیران منابع مسئول تخصیص منابع مناسب برای اطمینان از تکمیل پروژه به موقع و در چارچوب بودجه هستند. آنها اغلب در ارتباط با مدیران پروژه، که مسئول ایجاد و تعیین وظایف خاص هستند، کار می کنند.

 

در نهایت، یک صاحب کسب و کار موثر یا مدیر منابع، حداقل منابع لازم برای دستیابی به بهترین نتایج را می داند.

 

مدیریت منابع چگونه مورد استفاده قرار می گیرد؟

اصول مدیریت منابع موثر را می توان در ساختارهای مختلف کسب و کار به کار برد. یک کسب و کار کوچک می تواند این اصول را به طرق مختلف اعمال کند. به عنوان مثال، یک رستوران محلی می تواند از مدیریت منابع به صورت زیر استفاده کند:

 

پرسنل: یکی از مهمترین نقش های یک مدیر رستوران این است که اطمینان حاصل کند که تعداد مناسبی از کارمندان در هر زمان مشخص هستند. مدیران می‌دانند که وقتی کسب‌وکار کند است و در شلوغ‌ترین ساعات کارشان کم است، باید از اضافه کار پرهیز کنند. با این حال، تعیین اینکه آیا استخدام یک سرور یا آشپز اضافی، کسب و کار را کارآمدتر یا سودآورتر می کند، کار آسانی نیست.

تجهیزات: رستوران ها باید مقدار قابل توجهی از تجهیزات را مدیریت کنند، از ابزار و ظروف آشپزخانه گرفته تا میز و صندلی. بدون مدیریت صحیح تجهیزات، یک رستوران می‌تواند به سرعت ابزارهای مناسب را از دست بدهد.

چیدمان فیزیکی: مالکان و مدیران رستوران ها باید ردپای فیزیکی مؤسسات خود را به دقت در نظر بگیرند تا مطمئن شوند که از هر اینچ مربع استفاده می کنند. شاید بتوان آشپزخانه را برای افزایش بهره وری مجدداً چیدمان کرد یا میزهای ناهارخوری را به گونه ای تنظیم کرد که مشتریان بیشتری را در خود جای دهد.

فناوری: رستوران‌ها اغلب اولین پذیرندگان فناوری جدید هستند، از نرم‌افزار زمان‌بندی کارآمد گرفته تا بهترین سیستم‌های فروش. صاحبان مشاغل باید سیستم های فناوری خود را به طور مداوم ارزیابی کنند و آنها را با فناوری های نوظهور مقایسه کنند. به خصوص در دوران کووید-19، رستوران‌ها باید منابع فناوری خود را به شدت مدیریت کنند تا بتوانند در تجارت خود باقی بمانند و به مشتریان خود خدمات ارائه دهند.

امور مالی: مدیران رستوران باید به طور مداوم امور مالی خود را بسنجید تا مشخص کنند که پول در کجا خرج می شود. آنها ممکن است مجبور شوند بین استخدام یک کارمند جدید و سرمایه گذاری در تجهیزات آشپزخانه جدید تصمیم بگیرند، با در نظر گرفتن اینکه چه چیزی کل تجارت را کارآمدتر و سودآورتر می کند.

آیا میدانستید؟

مدیریت منابع فرآیندی است برای اطمینان از اینکه کسب و کارها از منابع خود تا حد امکان به طور مؤثر استفاده می کنند. آنها می توانند از این فرآیند برای پروژه های خاص یا برای منابعی مانند کارکنان، تجهیزات و فناوری استفاده کنند.

 

مدیریت منابع چگونه کار می کند؟

شما می توانید چندین تکنیک مختلف مدیریت منابع را در کسب و کار خود پیاده سازی کنید تا کارآمدتر شوید، اما همه آنها با شناسایی منابع در دسترس شما شروع می شوند. درک عمیق از فرآیندها و پروژه های مختلف کسب و کار شما بسیار مهم است.

 

هنگامی که تمام منابع و فرآیندهای تجاری خود را شناسایی کردید، می توانید شروع به تخصیص، تراز کردن و/یا پیش بینی منابع خود کنید. هدف این است که به طور مستمر روند خود را با تنظیم کارکنان، تجهیزات و امور مالی خود در صورت نیاز برای رسیدن به اهداف خود بهبود بخشید.

 

صرف نظر از اینکه چگونه اصول مدیریت منابع را در کسب و کار خود گنجانده اید، فرآیند را بیش از حد پیچیده نکنید.

 

Strato Doumanis، مدیر ارشد فنی و مدیر خلاق MediaCutlet، می گوید: "ساده سازی کنید و امور راتقسیم بندی کنید." "همه قطعات اصلی کار را در خام ترین قالب روی کاغذ بیاورید."

 

Doumanis به صاحبان مشاغل یادآوری می کند که بهتر است ابتدا دفترچه های یک پروژه را ایجاد کنید و مشخص کنید که از کجا شروع می کنید و کجا باید بروید.

 

او افزود: «به بزرگ‌ترین تکه‌های پروژه از بالا به پایین نگاه کنید و یکی یکی شروع به کندن قطعات دانه‌دار بیشتری کنید که برای اجرا لازم است». سپس، آن را در یک جدول زمانی پیاده کنید. این به شناسایی قطعات گم شده کمک می کند و در عین حال اسکلت تقویم پروژه و رویکرد مدیریت افزایشی را فراهم می کند.

 

نکته

برای مدیریت موثر منابع خود، ابتدا باید تمام منابع، نقطه شروع و هدف نهایی خود را شناسایی کنید.

انواع مدیریت منابع چیست؟

سه روش اصلی مدیریت منابع وجود دارد: تخصیص منابع، سطح بندی منابع و پیش بینی منابع.

 

1. تخصیص منابع

تخصیص منابع شاید رایج ترین روش مدیریت منابع باشد زیرا هر کسب و کار موفقی این کار را در سطوحی انجام می دهد، حتی اگر یک فرآیند رسمی نباشد. این فرآیند استفاده از منابعی است که در دسترس دارید و توزیع آنها در جنبه های مختلف کسب و کار برای اجرای کارآمد. یک مثال متداول از تخصیص منابع، پرسنل کسب‌وکارتان است تا با حداکثر بازدهی بدون صرف بودجه بیش از حد کار کنید.

 

2. تسطیح منابع (هموار سازی)

این فرآیند شناسایی هر پروژه ای است که به منابع بیشتری از آنچه شما در دسترس دارید نیاز دارد و ضرب الاجل ها را بر اساس آن تنظیم می کنید تا مطمئن شوید پروژه در نهایت موفق است. نمونه ای از تسطیح منابع زمانی است که یک شرکت ساختمانی ضرب الاجل پروژه را تمدید می کند تا به دلیل عرضه محدود الوار، یک ماده حیاتی برای تکمیل پروژه، در نظر گرفته شود.

 

3. پیش بینی منابع

پیش‌بینی منابع فرآیندی است که در آن تمام منابع در دسترس شما، مانند زمان، افراد، امور مالی و تجهیزات، و پیش‌بینی هرگونه نیاز به منابع، تنگناها یا مشکلات قبل از شروع یک پروژه انجام می‌شود. برای پیش بینی دقیق، یک مدیر منابع باید کل محدوده پروژه و همچنین اهداف یا اهداف خاصی را که باید در طول مسیر برآورده شوند، درک کند.

 

متدولوژی هایی برای مدیریت منابع

رویکردهای مختلفی برای مدیریت منابع وجود دارد که برخی از آنها شامل استفاده از نرم افزارهای پیچیده است. با این حال، بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک بودجه لازم برای نرم‌افزار مدیریت پروژه پیشرفته را ندارند و در عوض فرآیند گردش کار را برای استفاده مؤثرتر از منابع خود اتخاذ می‌کنند.

 

وید میلوارد، بنیانگذار Rikor، می گوید: «متد چابک*، قطعاً روشی است که اکنون به طور گسترده مورد استفاده قرار می گیرد. "این یک گام بزرگ به جلو نسبت به روش سنتی «آبشار» است که برای چندین دهه رایج بود."

مدل مدیریت پروژه چابک (Agile):

پروژه ای که از این متدولوژی استفاده می کند چندین بار تکرار یا انتشار دارد که فرصت های زیادی را برای تنظیم در طول مسیر فراهم می کند. هدف بزرگ‌تر را به قطعات کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر تقسیم می‌کند که می‌توان روی آن‌ها به طور همزمان کار کرد و زمان لازم برای تکمیل یک پروژه را کاهش می‌دهد.

مدل مدیریت پروژه آبشار (Waterfall):

یک سیستم مستقیم و خطی است که در آن یک پروژه به فازهای مجزا تقسیم می شود و فاز بعدی نمی تواند تا زمانی که مرحله قبلی کامل نشده است شروع شود. فرآیند و مسئولیت های هر یک از اعضای تیم از ابتدا به وضوح تعریف و ترسیم شده است. انتظار نمی رود که آنها در طول عمر پروژه تغییر کنند.

با این حال، او گفت Agile می تواند مشکلات خاص خود را داشته باشد و هنوز در حال تکامل است. وی افزود: فکر می‌کنم Agile می‌تواند با تکرارهای سریع‌تر و استقلال بیشتر بهتر شود. سؤال این است که چگونه می توان آن را به طور مؤثر مدیریت کرد، تقریباً تا جایی که بتوانید مسائل را قبل از بروز آنها شناسایی کنید. [مقاله مرتبط: مزایا و معایب 7 سبک مدیریت پروژه]

نکته مهم:

سه نوع اصلی مدیریت منابع وجود دارد: تخصیص منابع، سطح بندی منابع و پیش بینی منابع.

 

مزایای مدیریت منابع در مدیریت پروژه چیست؟

کسب و کار شما می تواند از یک برنامه مدیریت منابع موثر به طرق مختلف بهره مند شود. اینها برخی از کارهایی است که می تواند به شما کمک کند:

 

مشکلات را شناسایی کرده و از آن اجتناب کنید: هنگامی که درکی قوی از منابع موجود کسب و کار خود دارید، می توانید مشکلاتی را که احتمالاً با آنها روبرو می شوید شناسایی کنید. ممکن است متوجه شوید که شکاف پرسنلی دارید، به ابزار کارآمدتری نیاز دارید یا نیاز به تخصیص مجدد منابع مالی دارید تا فرآیندی روان‌تر اجرا شود. اگر دقیقاً ندانید چه منابعی در دسترس هستند، مشکلاتی که به راحتی قابل اجتناب هستند بر سر راه شما قرار خواهند گرفت.

جلوگیری از درگیری های بین بخشی: کسب و کارهایی که منابع خود را به خوبی مدیریت می کنند، اغلب از شفافیت بیشتری بهره مند می شوند، زیرا هر تیم بینشی نسبت به بخش های دیگر دارد. این به هر تیم اجازه می دهد تا نه تنها بر اساس ظرفیت خود بلکه بر اساس ظرفیت سایرین برنامه ریزی کند.

اجتناب از تخصیص بیش از حد: کسب و کاری که به شدت به یک منبع متکی است، مانند یک کارمند منفرد یا قطعه ای از تجهیزات، احتمالاً اگر آن منبع از کار افتاده باشد، عملیات خود را متوقف خواهد کرد. مدیریت موثر منابع به کسب و کارها این امکان را می دهد که کار را در صورت نیاز توزیع کنند تا از تخصیص بیش از حد هر یک از منابع جلوگیری کنند.

سازگاری سریع با تغییر: یکی از سودمندترین عناصر مدیریت منابع در پروژه ها، توانایی تغییر سریع چرخ دنده ها در صورت وقوع غیر منتظره است. این می‌تواند یک تغییر موضعی باشد، مانند خروج یک بازیگر کلیدی از شرکت یا تعدیل کل صنعت، مانند نحوه سازگاری رستوران‌ها با دستورات فاصله‌گذاری اجتماعی به دلیل COVID-19.

نکته کلیدی

یک طرح مدیریت منابع می تواند به شما در شناسایی و اجتناب از مشکلات، جلوگیری از تعارضات سازمانی، اجتناب از اتکای بیش از حد به هر یک از منابع و سازگاری سریع با تغییرات کمک کند.

 

چگونه یک برنامه مدیریت منابع را تدوین می کنید؟

میلوارد می گوید: روند هر شرکت از نوآوری و استقلال، کلید برنامه مدیریت منابع است. او اضافه می کند: که صاحبان مشاغل، رهبران شرکت، مدیران پروژه و مدیران منابع همیشه کار درست را انجام نمی دهند.

 

میلوارد گفت: «برای یافتن بهترین راه‌حل‌ها برای مشکلاتی که روی آن‌ها کار می‌کنید، به تیم خود اعتماد کنید. عقل جمعی اغلب باهوش تر از یک فرد است. اگر تیم‌های خود را برای تصمیم‌گیری توان مند کنید، آن‌ها می‌توانند به سرعت ابتکارات جدید را بدون دریافت تایید مدیریت بالا اجرا کنند، که باعث تلف شدن زمان می‌شود. با اجرای سریع‌تر تکرارهای کوچک‌تر، می‌توانید آن را سریع‌تر به بازار عرضه کنید تا بازخوردی را که به شدت به آن نیاز دارید، دریافت کنید.

 

Zoriy Birenboym، رئیس eAutoLease.com نیز معتقد است که بهترین اصول مدیریت منابع با تیم شروع می شود. او گفت: «رویکرد من به همه پروژه‌های تجاری‌ام، برای سازماندهی و منظم نگه داشتن تیمم، این است که آن را بسیار انگیزه‌بخش و با ارزش نگه دارم». "انگیزه کلید رسیدن به یک نتیجه نهایی عالی است. اگر بتوانم همه را با انگیزه و نتیجه نهایی که چیزی را برای آنها به میز می آورد حفظ کنم، معمولاً یک نتیجه عالی است."

 

نکته

یک برنامه مدیریت منابع موفق مستلزم این است که کل تیم خود را درگیر کنید. برای پیشبرد این فرآیند فقط به مدیریت بالاتر متکی نباشید.

آیا برای مدیریت منابع پروژه آماده هستید؟

هنگام اجرای مدیریت منابع پروژه، اطمینان حاصل کنید که کارکنان را از تمام سطوح کسب و کار درگیر می کنید. کارکنان در نقش های عملی ممکن است درک عمیق تر یا متفاوت تری از فرآیندها و مشکلات احتمالی داشته باشند. بعلاوه، درگیر کردن نیروی کار، باعث می شود که آنها هر گونه تغییری را راحت تر بپذیرند. ممکن است لازم باشد قبل از اینکه بهترین رویکرد را برای کسب و کار خود پیدا کنید، چند روش را امتحان کنید.

 

برای انجام تنظیمات آماده باشید و در مورد آنچه برای تیم و کسب و کار شما مفید است، ذهن باز داشته باشید. خیلی زود ممکن است متوجه شوید که منابع کم استفاده ای وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید یا اینکه صرف اندکی برای یک ابزار جدید یا بهبودیافته یا افزایش تعداد کارمندان ممکن است در نهایت پول بیشتری نسبت به هزینه به همراه داشته باشد.